Комунальне підприємство “Інститут міста та цифрової трансформації” Черкаської міської ради впровадило систему електронного документообігу (СЕД) “АСКОД”. Це рішення спрямоване на покращення ефективності роботи органів місцевого самоврядування, підвищення прозорості, зменшення корупційних ризиків та прискорення обміну документами.
Основні функціональні можливості включають:
✔️ Швидкий електронний обмін документами всередині Черкаської міської ради та з зовнішніми контрагентами;
✔️ Інтеграція з державною системою електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ) для швидкого обміну документами з ОВА, Кабміном та іншими державними структурами;
✔️ Використання кваліфікованого електронного підпису, що має таку ж юридичну силу, як і звичайний підпис;
✔️ Гнучка система ліцензій: 308 конкурентних ліцензій (одночасно можуть працювати 308 користувачів, при цьому загальна кількість користувачів не обмежується), 27 іменних ліцензій з автоматизованим робочим місцем керівника та мобільною версією;
✔️ Веб-версія системи дозволяє працювати без додаткового ПЗ, що забезпечує безперебійну роботу в умовах воєнного стану;
✔️ Мобільний застосунок “АСКОД-Керівник” для керівництва міста, що дозволяє ухвалювати рішення дистанційно;
✔️ Захищене хмарне середовище для зберігання документів, яке відповідає всім вимогам безпеки (GigaCloud);
✔️ Навчання адміністраторів та ключових користувачів для ефективного використання системи.
Етапи впровадження:
✔️ Розгортання ліцензій та налаштування системи в хмарному середовищі;
✔️ Навчання адміністраторів та ключових користувачів;
✔️ Перехід на електронний документообіг усіх 16 юридичних осіб виконавчих органів Черкаської міської ради;
✔️ Подальше підключення комунальних підприємств міста
Фінансування та контроль:
✅ Відкриті конкурентні торги, переможцем яких став ПАТ “Центр комп’ютерних технологій “Інфо-Плюс”;
✅ Використання конкурентних ліцензій та ліцензійні умови забезпечують гнучкість у розширенні користувачів без додаткових витрат.
Висновок: Впровадження СЕД в Черкаській міській раді стало важливим кроком до цифрової трансформації місцевого самоврядування. Це дозволяє економити ресурси, підвищувати прозорість та оперативність прийняття рішень, а також забезпечує стабільну роботу навіть в умовах війни.
Завдяки спільним зусиллям команди КП “Інститут міста та цифрової трансформації”, міського голови та його заступників проєкт успішно реалізовується, роблячи місто більш сучасним та ефективним.
Ключові слова проєкту
- Система електронного документообігу
- АСКОД
- Електронний підпис
- Навчання
- Цифровізація
- Удосконалення
- Зручність
- Звернення громадян
Учасники
- Черкаська міська рада
- Комунальне підприємство “Черкасиводоканал”
- Комунальне підприємство “Черкаська служба чистоти”
- Комунальне підприємство “Інститут розвитку міста та цифрової трансформації “
Чим ми займались
- Навчання щодо системи електронного документообігу
- Комунікація між міською радою та АТ “ІнфоПлюс”
- Першочергове налаштування системи разом з АТ “ІнфоПлюс”
- Комунікація щодо веб-хостингу для системи
- Налаштування поштових сервісів в системі
- Подальше навчання користувачів роботи в системі
- Підключення департаментів ЧМР до СЕВ ОВВ
- Підключення комунальних підприємств ЧМР до системи
- Подальше адміністрування системи
- Постійна технічна підтримка користувачів
Що ми отримали?
- Впровадження електронного документообігу:
- Черкаська міська рада затвердила нову інструкцію з діловодства, що визначає електронний документообіг як пріоритетний. За 2024 рік в системі АСКОД було створено та оброблено близько 120 000 документів.
- Налагоджена електронна взаємодія між департаментами та комунальними підприємствами для підтвердження зареєстрованих осіб(Додатковий функціонал).
- Налагодження електронної взаємодії для надання адміністративних послуг:
- Механізм електронного документообігу налагоджено між департаментом ЖКГ і ЦНАП департаментом ДТІтаЕ і ЦНАП, що дозволяє надавати адміністративні послуги через електронні канали. Цей механізм готовий до впровадження в інших департаментах за заявкою.
- Електронна взаємодія з іншими органами влади:
- Черкаська міська рада підключена до системи електронної взаємодії виконавчих органів влади (СЕВ ОВВ).
- Окремо до системи електронної взаємодії органів виконавчої влади приєднані: Департамент соціальної політики, Департамент архітектури та містобудування. Інші готові підключити за заявкою.
У підсумку, основними результатами проєкту є значне покращення ефективності документообігу, підвищення безпеки та доступу до адміністративних послуг, а також успішний запуск інноваційних інструментів для підвищення цифрової трансформації в місті Черкаси.
